A IMPORTÂNCIA DA COMUNICAÇÃO EFICAZ

SAIBA SE DIFERENCIAR ATRAVÉS DELA

Por ORLANDO PAIXÃO, adv., mentor de carreira, treinador comportamental, estrategista de vida e de negócios de sucesso. (@orlandopaixaooficial - Instagram)

O princípio do investimento em uma comunicação eficaz, não é só uma mudança de mentalidade, mas a realização da transformação das posturas e comportamentos daqueles que estão envolvidos na organização. Se os efeitos da comunicação estão apenas relacionados à mudanças superficiais no campo das ideias e não atingem as atitudes práticas do dia a dia os resultados serão insatisfatórios.

Ou seja, uma mudança profunda, realizada por práticas eficazes de comunicação, é percebida permanentemente. Não se trata de algo passageiro ou pontual, mas se enraíza nas ações e comportamentos de todos.

O conteúdo exibido através de uma comunicação eficaz deve ser claro, objetivo, sem meias interpretações, não pode deixar o receptor da mensagem em dúvida; e deve ser feito através dos mais diversos canais disponíveis de comunicação. Evidentemente, o padrão e o canal mais adequado de comunicação deverá ser o caminho oficial da instituição.

A mensagem exarada pelo emissor deve produzir, no receptor, os exatos termos e efeitos contidos nela. Não pode haver a possibilidade de duplas interpretações, o entendimento deve ser único e limpo de qualquer ruído interpretativo.

Os elementos narrados anteriormente têm a função de fazer com que a comunicação flua, independentemente, do contexto que esteja fazendo parte. Este é o maior desafio que as organizações e instituições enfrentam na aplicação da comunicação eficaz.

Saliento que ao dar consultorias e mentorias às empresas que atendo, a falha na implantação de uma comunicação eficaz traz diversos prejuízos para as empresas. Seja privada ou pública, infelizmente, esta é uma regra comum que a maioria ignora.

Grande parte dos profissionais, diante da dinâmica do dia a dia, não se concentra, verdadeiramente, sobre a finalidade de transmitir uma mensagem ou informação à sua equipe ou subordinados com qualidade. Acreditam que as pessoas, automaticamente, já são capazes de entender o que seria a verdade da mensagem. Muitas vezes isto não acontece e as consequências podem ser drásticas.

A comunicação deve seguir padrões mínimos, estabelecidos, em conjunto com os envolvidos na seara que a comunicação será estabelecida. Não há um padrão único, melhor ou pior, mas sim àquele que, diante da necessidade, possui mais eficácia entre emissores e receptores.

Além do mais, nas empresas e instituições e nas ações em geral entre todas as pessoas, a comunicação é realizada por diversas formas e ferramentas. Uma coisa muito importante é entender que nem todos possuem facilidade em escrever, por exemplo. Talvez, um desenvolve melhor a comunicação por áudio, pela voz, e outro pela escrita formal no papel e, outros mais; em mensagens rápidas em aplicativos.

É preciso se atentar, quando se fala em comunicação eficaz, que a qualidade e efetividade provocada pela mensagem enviada são de responsabilidade, sempre, do emissor e não do receptor. Quem envia a mensagem deve firmar feedback constante com o receptor a fim de saber se este está cumprindo efetivamente a mensagem emitida.

Não basta, ainda, apenas saber ler e escrever para se comunicar eficazmente; mas também, entender sobre aspectos da comunicação não verbal, que, muitas vezes, produz mais efeitos do que a falada e escrita.

A comunicação não verbal envolve gestos, posturas, comportamentos, placas, sinais, ilustrações e até mesmo músicas e sons diversos.

Quem emite a comunicação deve ter a habilidade de planejar, organizar, esquematizar, orquestrar as ideias e desenvolver uma linguagem que provoque no receptor o estrito fundamento interposto nela. Ou seja, o entendimento não deve falhar.

QUAL A IMPORTÂNCIA DE UMA COMUNICAÇÃO EFICAZ?

Basicamente, a comunicação que possui eficácia, onde quer que seja usada, vai garantir o maior aproveitamento de todos os recursos que compõem determinada atividade. Os processos, as pessoas, os materiais e equipamentos entregarão a máxima eficiência que se espera. A comunicação eficaz otimiza recursos e qualifica processos.

Pense no contrário de tudo quanto dito no parágrafo anterior; imagine uma mensagem ineficaz, o que aconteceria com os processos, recursos, pessoas, metas, objetivos, execuções, resultados de uma organização, não importa a área ou setor de atuação, se a comunicação – sistematicamente – fosse falha? A resposta é obvia, um desastre para todos.

Sempre que processos ruins de comunicação são identificados, busco alertar os responsáveis, nas empresas que atuo, quanto à necessidade de se investir nesta área. Grande parte dos erros surge sem que as pessoas responsáveis se deem conta. O volume de atividades e ações vai aumentando e não se percebe que há a necessidade de se estabelecer adequações na comunicação, até mesmo para se ganhar tempo.

Uma informação mal transmitida ou distorcida, no caminho da transmissão, pode resultar em perdas de clientes, negócios e prejuízos de diversas ordens. Muitas vezes as pessoas custam a entender qual a fonte de todos estes infortúnios. Falando em comunicação, muitos acreditam que basta apenas saber falar palavras para obter sucesso neste campo. Ledo engano.

Assim, seja você empregado, empregador, empreendedor, empresário; sugiro que coloque entre seus itens de prioridade o desenvolvimento ou aprimoramento da comunicação sempre. Isto vai lhe resultar em ganhos profundos imensuráveis. Crie a consciência em tudo que fizer da necessidade de fazer comunicações claras e objetivas. Esta consciência vai lhe trazer o hábito de exercitar a comunicação eficaz, independentemente, do nível ou status profissional que esteja. Ela sempre lhe colocará em posição de destaque, não importa o cargo ou a função que possua.

A comunicação eficaz provoca um efeito muito profundo e produtivo nos componentes das equipes, pois ela carrega um sentimento de honestidade e transparência que são essenciais para que as pessoas se engajem nos projetos e ações. A visão das pessoas passa a ser de seres pertencentes à um ecossistema de valor.

Assim, a consequência natural é de ter um ambiente onde as pessoas se apoiam, pois cada um sabe exatamente qual o seu papel e a importância que isto retrata para a organização. As coisas fluem com leveza e participação voluntária. Entre os colaboradores há, aquilo que eu chamo de fundamental para que a vida da organização seja longa, engajamento mútuo. Um sempre busca puxar o outro para cima.

Consequentemente ocorre uma diminuição abrupta dos conflitos entre pessoas e setores. O fato é que as pessoas entendem a importância da comunicação eficaz e mudam seus comportamentos, sempre implementando o maior número de informações para que a mensagem tenha os melhores efeitos possíveis. O entendimento passa a ser a regra maior para todos.

Discussões desnecessárias e picuinhas do dia a dia são afastadas integralmente, diante de uma comunicação eficaz.

O clima da organização sempre está em melhoria, pois os líderes e gestores sempre estão compartilhando as informações e agindo sob o crivo da transparência. Quanto mais se compartilha com os colaboradores, mais há engajamento e senso de pertencimento à algo maior que todos que estão ali. Surge, então, a cultura da empresa como pilar de pensar, agir e se comportar de todos do grupo.

COMO IMPLEMENTAR UMA COMUNICAÇÃO EFICAZ?

Primeira coisa é avaliar os cenários que todos estão envolvidos no momento atual. Os ânimos e níveis de contentamento estão positivos ou negativos? As lideranças atuais já possuem métodos de comunicação estabelecidos? Os colaboradores estão satisfeitos com o relacionamento comunicativo que existe? Existe um repositório de informações?

Essas e outras perguntas vão trazer o direcionamento inicial onde será possível trazer algumas possibilidades.

Segunda coisa é compreender onde e como a organização está hoje e onde ela deseja chegar. Muitas empresas não possuem uma visão clara dos seus objetivos e missão de existir. Isso ocorre por que nunca houve um balizamento sobre a visão, missão e valores que a empresa deve congregar.

Terceira coisa é avaliar como está a cultura organizacional no momento. Mais do que isto, avaliar se existe esta cultura. A cultura é o rosto da empresa, como ela quer e deve ser vista.

Ou seja, é preciso ouvir as pessoas e entender a historia da instituição, quais são seus valores, crenças, regras de conduta etc.

Quarta coisa, traçar um perfil claro dos possíveis receptores das mensagens da organização. Entender exatamente com quem ou para quem você estará dirigindo as mensagens.

Quinta coisa, estabelecer os possíveis canais de comunicação, adequados aos fins desejados. Como já disse nas notas anteriores, não existe um canal mais ou menos apropriado para se comunicar. Cada caso vai necessitar de uma regra diferente.

Sexta coisa, crie uma cultura clara e transparente de feedback. Deve haver uma agenda onde todos saibam os dias, horários e os envolvidos naquela reunião. Aliás, deve haver também o feedback invertido, ou seja; os gestores e líderes devem se submeter à feedbacks dos seus colaboradores ou subordinados.

Isto vai trazer um estreitamento de relacionamento e alinhamento à cultura institucional absurdo para todos. O crescimento, quando isto é feito de forma correta, é exponencial.

Infelizmente, muitos desprezam a ferramenta do feedback, uma das ferramentas mais poderosas para a concretização da comunicação eficaz. Alguns por não saberem utilizar, outros por puro desleixo mesmo.

Sempre aconselho nas minhas consultorias, se quer transformar seus ambientes positivamente; faça do feedback seu melhor amigo.

Por fim, mas não menos importante, é se atentar sempre com o uso da língua portuguesa. Saber escrever corretamente é uma das grandes dificuldades que as pessoas enfrentam. As vezes até indico que sejam ministradas aulas aos funcionários como um atrativo. Aulas de redação costumam ter muita adesão dos colaboradores. Haja vista que se trata de uma dificuldade geral.

Surge aqui, para finalizar, mais um insight, àquela máxima universal, se está com dúvida sobre a fala ou escrita de uma palavra ou frase, pesquise. Este é o melhor caminho para não cair em descrédito ou passar vergonha escrevendo ou falando de maneira incorreta.

Para finalizar quero afirmar à você leitor que aqueles que investem, verdadeiramente, em comunicação já se colocam – automaticamente – na frente da imensa maioria das pessoas. Saber se comunicar eficazmente lhe dará grandiosa vantagem nos desafios da vida.

Espero que tenha tido uma boa leitura e, se chegou até aqui, compartilhe este artigo com outras pessoas. Acredito que você estará colaborando com o avanço de alguém, pois esta é a nossa missão maior na vida.

Paz e prosperidade!